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4.怎樣正確預算參展成本費用?如何有效控制參展成本?

文章作者:  發布時間: 2016-07-04  瀏覽次數:

 a. 提前做好計劃

    提前為未來全年的參展進行計劃和準備,為此,應選用造型可變適用于各種展覽展示場合、適應各種展覽展示需求、全部可重復使用的通用展示架標準化系統。

b. 標準展位-特裝化改造!

     選用可重復使用展臺搭建材料,把每次參展的標準展位設計布置成特裝展示效果,相比其它展位,你的展位是最引人注目的,因此這是非常有效的參展成本控制辦法。  

c. 制定詳細預算表

    根據您的參展目標,進行實施任務細分,然后估算各項成本,其中,應盡量縮減預算規模,但務必確保涵蓋所有可能的支出項目,同時應對各支出項目增加約10%的預算余量。

d. 記錄支出

     根據預算持續記錄各項開支,并集中記錄所有采購相關單證,隨時檢討造成超支的原因,不斷提高將來計劃及預算的效率及效力。

e. 及時反饋所有表格

      逾期訂單及最后時刻的更改往往可能導致額外支出。

f. 參展不僅止于展位

      切忌將所有預算都集中于展位設計搭建(用可N次重復使用使用百變展臺,展位設計搭建可實現 0 預算),節省出的資源用于參展宣傳推廣、人員培訓與維持及展會后活動(如電話營銷、直郵等跟進銷售行為)。

h. 自己設計搭建展位

    如果決定特裝參展,用標準化展臺搭建材料自已搭建,租用展覽公司的展臺也是用重復使用材料,你只有單次的使用權,成本自然高,用標準化展臺搭建材料搭建你的展臺,你擁有長期的所有權,等于用一次參展的預算擁有一套十年N次使用的特裝展臺。

i. 利用免費宣傳機會

    正面的媒體編輯報道是對公司的最佳宣傳形式之一,而且是免費的。因此,應認真撰寫媒體發布材料,并在適當的時機向展會公關代理機構及相關行業媒體傳達。     

j. 珍惜使用銷售資料

    不要在展位向所有觀眾發放昂貴的銷售資料。應制作簡裝版本資料作普通發放用途,而精裝版本資料則專門針對那些有真正購買意向的觀眾。

k. 緊縮控制開支

    在項目開始階段明確規定公司將負擔哪些開支。除按參展項目期限向員工預付一定標準的餐費及業務交際費補貼外,所有正當超支部分應由當事人按規定進行事后報銷。此外,每日展會閉館后應將展位上的酒水及電話等物品及設施妥善鎖存。

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